VERITAS goes Tabakfabrik
Kristina Tischler, VERITAS Verlag
Anfang Juli hat der VERITAS Verlag ein neues Kapitel aufgeschlagen:
Nach vielen Jahren in unserem Büro im ETECH-Center sind wir in die Tabakfabrik Linz übersiedelt – und mit uns sind ein komplett neues Bürokonzept, ein frischer Blick auf Zusammenarbeit und ein spürbarer Wandel in unserer Unternehmenskultur eingezogen.
Neuer Raum, neue Kultur: Wie der Umzug in die Tabakfabrik unseren Arbeitsalltag verändert
Ein Umzug ist nie „nur“ ein Ortswechsel, sondern vielmehr ein umfassender Veränderungsprozess, verbunden mit Emotionen, Fragen und vielen Chancen. Besonders dann, wenn nicht nur Möbel und Räume, sondern auch grundlegende Prinzipien des Arbeitens neu gedacht werden. Genau das haben wir getan.
Heute, wenige Wochen nach dem Einzug, können wir sagen: Wir sind angekommen – räumlich wie kulturell.
Neues Umfeld, neues Gefühl: Wie wir im Arbeitsalltag angekommen sind
„Wie geht’s euch im neuen Büro?“ Diese Frage hören wir derzeit oft, vor allem von Kolleg:innen aus anderen Unternehmen, die selbst vor Veränderungsprozessen stehen. Unsere Antwort: „Es geht uns sehr gut!“
Der Umzug verlief erfreulich reibungslos, und wir konnten vom ersten Tag an produktiv und mit Freude im neuen Umfeld arbeiten. Natürlich war und ist nicht alles auf Anhieb perfekt: Neue Räume wollen entdeckt, neue Wege eingeübt und neue Routinen gefunden werden.
Doch genau das ist Teil des Prozesses – und wir erleben ihn als gemeinschaftlich, lebendig und inspirierend.
Schon jetzt spüren wir: Der Raum beeinflusst, wie wir denken, sprechen und zusammenarbeiten.
Kulturwandel durch Raumwandel: Was sich für uns verändert hat
Was sich für uns verändert hat? Kurz gesagt: sehr viel – im besten Sinne. Denn der Umzug war kein einfacher Tapetenwechsel, sondern ein bewusster Schritt hin zu moderner, transparenter und vernetzter Zusammenarbeit.
Ein paar Beispiele, wie der neue Raum unsere Kultur spürbar beeinflusst
- Mehr Begegnung: Viele von uns haben in den ersten Tagen überrascht festgestellt, wie oft wir Kolleg:innen (wieder) begegnen. Wo zuvor zwei Stockwerke eher trennend wirkten, fördert die gemeinsame Ebene jetzt spontane Gespräche, kreative Impulse und ein stärkeres Wir-Gefühl.
- Mehr Transparenz: Offene Arbeitsbereiche, Glasfronten in Besprechungsräumen und unser Projektspace machen Arbeit sichtbar. Zusammenarbeit wird erlebbar, ohne dass Vertraulichkeit oder Konzentration zu kurz kommen. Dafür sorgen bewusst geschaffene Rückzugsorte, Telefonboxen und ruhige Zonen.
- Neue Führungskultur: Unsere Führungskräfte sitzen nicht mehr hinter verschlossenen Türen, sondern arbeiten mitten im Geschehen mit ihren Teams. Der Austausch ist direkter, unkomplizierter und deutlich weniger hierarchisch. Das stärkt Vertrauen und beschleunigt Entscheidungen.
Unser Weg in die Tabakfabrik
Ein solcher Wandel braucht Zeit, Planung und den gemeinsamen Willen zur Veränderung.
Unser Weg in die Tabakfabrik verlief deshalb bewusst in mehreren Phasen:
- Planung und Beteiligung: Frühzeitig wurden die Mitarbeiter:innen eingeladen, sich aktiv einzubringen. Parallel zur strategischen Planung entstand eine Gruppe von Botschafter:innen aus allen Unternehmensbereichen. Ihre Aufgabe: Rückmeldungen aus den Teams einholen, Meinungen vertreten, Ideen einbringen und weitertragen.
Unterstützt wurde dieser Prozess durch eine externe Begleitung, die half, das Projekt strukturiert aufzusetzen, Formate zur Mitarbeitendenbeteiligung zu entwickeln und neue Perspektiven zu eröffnen.
- Erkundungsworkshops: In mehreren Workshops reflektierten wir gemeinsam, was gutes Arbeiten ausmacht: Welche Räume brauchen wir? Wie wollen wir kommunizieren? Was muss bleiben, was darf sich verändern? Die Diskussionen orientierten sich stets an konkreten Arbeitsabläufen.
- Co-Design-Workshop: Ein zentraler Meilenstein war unser Co-Design-Workshop. Mitarbeitende aus allen Abteilungen arbeiteten gemeinsam an Raumkonzepten, Nutzungsregeln und Gestaltungsideen. Viele der Ergebnisse flossen direkt in die finale Planung ein und stärkten das Gefühl: Wir gestalten dieses Büro gemeinsam.
- Learning Journeys: Um neue Impulse zu erhalten, besuchten wir im Rahmen sogenannter Learning Journeys Unternehmen, die ähnliche Raum- und Arbeitskonzepte bereits umgesetzt haben. Diese Lernreisen erweiterten unseren Blick, lieferten Inspiration und halfen, konkrete Ideen für unsere eigene Umsetzung zu entwickeln.
- Umsetzung und Umzug: Der tatsächliche Umzug war der sichtbarste, aber nicht der bedeutendste Schritt. Dank intensiver Vorbereitung, starker Einbindung und dem Engagement unserer Botschafter:innen gelang der Übergang fließend. Ein bewusst gestaltetes Abschiedsritual im alten Büro ermöglichte einen guten Abschluss – und eröffnete Raum für die Vorfreude aufs Neue.
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Einzugsphase und Begleitung: Auch nach dem Einzug werden die Teams aktiv begleitet. Unsere Botschafter:innen unterstützen beim Ankommen, beantworten Fragen, sammeln Rückmeldungen und bringen diese in interne Feedbackschleifen ein. Das Bürohandbuch wird dabei laufend weiterentwickelt und ergänzt.
Partizipation als Prinzip: Warum Mitgestaltung der Schlüssel war
Ein Projekt dieser Größenordnung funktioniert nur, wenn die Menschen, die davon betroffen sind, nicht nur informiert, sondern aktiv eingebunden werden. Deshalb haben wir von Anfang an auf Partizipation gesetzt.
Unsere Botschafter:innen bildeten das Rückgrat dieses Ansatzes. Sie holten Rückmeldungen ein, fungierten als Sprachrohr ihrer Bereiche und entwickelten mit dem Projektteam Lösungen, die im Alltag auch tragfähig sind.
Kurz vor dem Einzug wurde die Gruppe erweitert und ein gemeinsames Bürohandbuch erstellt. Es enthält alle relevanten Informationen: vom Buchungssystem über technische Ausstattung bis hin zu Spielregeln für die gemeinsame Nutzung der Arbeitsbereiche. Gerade in der ersten Zeit war dieses Handbuch eine wichtige Orientierungshilfe.
Am Tag vor dem Einzug erhielten unsere Botschafter:innen bei einem exklusiven Rundgang Einblick in Technik, Infrastruktur und Besonderheiten der neuen Räume. So konnten sie am ersten Tag gezielt unterstützen. Ihr Einsatz war ein wesentlicher Faktor für den gelungenen Start.
Neue Struktur, neue Dynamik: So arbeiten wir heute
Ein zentrales Element unseres neuen Arbeitsalltags ist das Shared Desk-Konzept. Kein fester Schreibtisch mehr, sondern ein flexibles System, bei dem sich jede:r Mitarbeiter:in einen Arbeitsplatz für den jeweiligen Tag buchen kann. Das schafft nicht nur Bewegung, sondern auch neue Begegnungen.
Zudem haben wir ein Modell mit „Siedler:innen“ und „Reisenden“ eingeführt: Wer mindestens vier Tage pro Woche im Büro ist, gilt als Siedler:in – und kann wahlweise auch einen fixen Platz im jeweiligen Teambereich in Anspruch nehmen.
Wer seltener vor Ort ist, wird als Reisende:r geführt. Dieses System bringt Klarheit, Fairness und Struktur in die neue Flexibilität. Ein schöner Nebeneffekt: Wer möchte, kann sich gezielt neben Wunschkolleg:innen einbuchen – ganz ohne Diskussion um feste Plätze.
Was wir gelernt haben: Unsere Tipps für andere
Viele Unternehmen stehen vor ähnlichen Herausforderungen, deshalb teilen wir gern, was für uns besonders hilfreich war:
- Verunsicherung zulassen und begleiten: Veränderungen können Ängste auslösen – das ist normal. Es hilft, diesen Raum zu geben und gleichzeitig Chancen sichtbar zu machen.
- Ballast loswerden: Ein Umzug ist ein guter Anlass, sich von Überflüssigem zu trennen. Das schafft Freiraum, auch im Kopf.
- Rituale nutzen: Ein bewusster Abschied vom alten Büro schafft emotionale Klarheit und erleichtert den Neuanfang.
- Gemeinsam anpacken: Wer mitgeplant, mitgepackt und mitgestaltet hat, fühlt sich schneller zuhause.
Fakten auf einen Blick
- Bürofläche vorher: 1.700 m² auf 2 Etagen
- Bürofläche jetzt: 1.136 m² auf 1 Ebene
- Arbeitsmodell: 60 % Homeoffice, 40 % Büro
- Shared Desk, Buchungssystem
- Mix aus offenen, halboffenen und geschützten Flächen
- Zahlreiche Rückzugsräume auf der Fläche verteilt
Fazit: Veränderung braucht Raum – und Menschen, die sie gestalten
Unser Umzug in die Tabakfabrik war mehr als ein logistisch gut geplantes Projekt. Es war und ist ein kultureller Wandel, der uns als Organisation näher zusammenbringt und unsere Arbeitsweise nachhaltig verändert.
Was wir gelernt haben: Veränderung gelingt, wenn sie gemeinsam gedacht, mitgestaltet und begleitet wird. Dann wird aus einem Umzug eine echte Chance – für Zusammenarbeit, Vertrauen und Zukunftsfähigkeit.
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Mag.a Sandra Redl BA hat an der JKU Linz Sozialwirtschaft sowie Kulturwissenschaften studiert und ist seit rund 15 Jahren in verschiedensten Rollen im HR-Bereich tätig. Nach Stationen im Sozialbereich bei der Diakonie und den Kinderfreunden ist sie seit 2020 bei VERITAS als HR-Generalistin tätig...
