Schulbuchreferent:in werden

Sie sind frisch im Lehrer:innenberuf und plötzlich kommt die Frage: „Können Sie die Funktion der Schulbuchreferent:in bei uns an der Schule übernehmen?“

Vielleicht denken Sie jetzt: „Klingt wichtig … aber auch nach viel Organisation.“
Gute Nachricht: Ja, es ist Organisation, aber eine, die wirklich zählt. Denn als Schulbuchreferent:in sorgen Sie dafür, dass Kolleg:innen und Schüler:innen rechtzeitig mit den passenden Materialien ins Schuljahr starten. Gleichzeitig werden Sie zur zentralen Schnittstelle zwischen Schule, Schulbuchaktion Online, Buchhandel und Verlagen.

In diesem Beitrag erhalten Sie die wichtigsten Infos zur Tätigkeit als Schulbuchreferent:in – also gleich weiterlesen!

Wichtig: Diese Funktion ist keine eigene Berufsbezeichnung, sondern eine schulinterne Zusatzaufgabe, die Lehrende zusätzlich zu ihrem regulären Unterricht übernehmen.

Sie prüfen die Schulbuchlimits (z. B. Grundlimit, Zusatzlimits) und achten darauf, dass Bestellungen korrekt zugeordnet sind und die finanziellen Vorgaben eingehalten werden. 

Ihre Kolleg:innen bzw. Fachkoordinator:innen übermitteln Ihnen die Schulbuchnummern der ausgewählten Bücher. Danach überprüfen Sie, ob alle Wünsche budgetär durch die Limits gedeckt sind oder ob Korrekturen nötig sind (etwa Bestellung von günstigeren Lehrwerken). Dabei ist Fingerspitzengefühl gefragt: Wer bzw. welches Fach kann evtl. worauf verzichten?  Danach tragen Sie die ausgewählten Titel inklusive Schulbuchnummern und Stückzahlen in das Online-Bestellsystem ein. 

Nach der Lieferung bestätigen Sie den Erhalt der Schulbücher im Online-System – das ist Voraussetzung für die korrekte Abrechnung mit dem Schulbuchhändler. 

Sie stehen im Austausch mit Buchhandel, Lehrkräften und ggf. Schulverwaltung – z. B. bei Änderungen, Rückfragen oder Nachbestellungen. 

• Zugang und Rollen: Der Zugang erfolgt ausschließlich mit den jeweiligen PH-Online-Zugangsdaten. Pro Schulkennzahl kann die Direktion bis zu zwei Personen die Rolle „Schulbuchaktion“ zuweisen – nur diese Personen können in SBA-Online einsteigen. 
• Limitberechnung: Die Schulbuchbudgets der Schulen werden durch SBA-Online automatisch berechnet und überprüft – durch Multiplikation der Anzahl der Schüler:innen mit den maßgeblichen Limits pro Schüler:in. 
• Schulbuchlisten: Die offiziellen Schulbuchlisten sind als PDF- oder Excel-Datei frei zugänglich und können auch direkt bei der Schulbuchauswahl im Bestellsystem von SBA-Online eingesehen werden. Sie werden jedes Jahr rund um Februar veröffentlicht.
• Bestätigung nach Lieferung und Verrechnung: Nach erfolgter Lieferung der Schulbücher an die Schule muss der Erhalt umgehend im Bestellsystem bestätigt werden („Zug-um-Zug-Prinzip“). Erst dann erfolgt die automatisierte Verrechnung mit dem Schulbuchhändler durch den elektronischen Zahlungsverkehr.

Detailliert Informationen und Erklärungen sind in den Guidelines und auf der Hilfe-Seite der Schulbuchaktion zu finden.

Hier ist eine praxiserprobte Checkliste, die Sie Schritt für Schritt durch die Schulbuchaktion leitet:

✅ rechtzeitig starten: Hauptbestellfenster ist im März/April 

✅ Schulbuchwünsche und -bedarf der Kolleg:innen einholen – Tipp: Legen Sie ein zeitliches Limit fest!

✅ Bedarf an Lehrerhandexemplaren erheben (auch hier empfiehlt sich ein zeitliches Limit) 

✅ Schulbuchkonferenz vorbereiten (für die Schulbuchentscheidung für das kommende Jahr) bzw. eine Besprechung für die Ergebnisse der einzelnen Fachkonferenzen, auf denen die Schulbuchentscheidungen für die einzelnen Fächer getroffen werden

✅ Ergebnisse der Schulbuchkonferenz dokumentieren

✅ Schulbuch-Limit für Ihren Schultyp kennen

✅ DaZ-Zusatzlimit berücksichtigen

✅ Unterrichtsmittel eigener Wahl (UEW) einplanen – Tipp: Setzen Sie auf alle Fälle das Hakerl in der Rubrik UEW, damit dieses Budget ausgewiesen und beansprucht werden kann (Deadline für die Bestellungen von UEW ist meist Anfang/Mitte März)

✅ Schulbuchnummern & Stückzahlen doppelt prüfen

✅ Haupt- und Nebenbestellfenster kennen: Der Hauptbestelltermin ist etwa bis Mitte/Ende April – hier muss die Bestellung der Schule im überwiegenden Maße erfolgen – danach bis etwa Mitte Mai ist das Bestell-Fenster geschlossen, danach kann nachbestellt, ergänzt etc. werden. Bestehende Schulbuch-Bestellungen können bis zu einem Stichtag im Oktober umbestellt werden – meist nach Rücksprache mit dem Schulbuchhändler, da gelieferte Schulbücher ausgetauscht werden müssen.

✅ vorab mit SBA-Online vertraut machen (spart Zeit in der heißen Phase) 

✅ Lieferung dokumentieren und bestätigen 

✅ gelieferte Schulbücher kontrollieren (Schulbuchnummer, Stückzahl) 

✅ Lehrerhandexemplare übernehmen und verteilen – Tipp: Notieren Sie, wer welches Lehrerhandexemplar übernommen hat, da der Großteil der Lehrerhandexemplare im Juni geliefert und verteilt werden und man sich im Trubel des Schulbeginns im Herbst häufig nicht mehr daran erinnert. Dadurch kommt es zu vielen unnötigen Nachbestellungen.

✅ Verteilung der Schulbücher an Schüler:innen organisieren 

• Wie bestelle ich ein Schulbuch?

  Die Bestellung läuft online über die Schulbuchaktion. Dabei kann auch ein kostenloses Lehrerhandexemplare mitbestellt werden, wenn das Buch auch für die Klasse bestellt wird. Unterrichtsmittel eigener Wahl (UEW) werden direkt beim Verlag bestellt: Das UEW-Budget (= max. 15% des gesamten Budgets für die Schule) muss vom Bundesrechenzentrum freigegeben werden, daher ist die UEW-Bestellung meist erst zu Schulbeginn möglich. - Tipp: Viele erfahrene Schulbuchreferent:innen lasten das zur Verfügung stehende Gesamtbudget bis Okt/Nov nicht aus, da es unter Umständen zu Nachbestellungen kommen kann, die sonst nicht mehr über die Schulbuchaktion getätigt werden können.

• Wie gelangen die bestellten Schulbücher in die Schule?

  Es gibt zwei Lieferstränge:

  1. Schüler:innenexemplare kommen über den Buchhandel: Die Verlage liefern an Buchhandlungen, dort werden Pakete pro Schule zusammengestellt und zu Schulbeginn geliefert. Vor Ort sorgen Schulbuchreferent:innen für die Verteilung.
  2. Schulbücher für Lehrer:innen wie z.B. Lehrerhandexemplare kommen im Gegensatz dazu direkt von den Verlagen. 

• Wo finde ich Bestellfenster und Limits für die SBA?

  Hier gibt’s einen hilfreichen Überblick zur Schulbuchaktion. Auf SBA-Online gibt es die offiziellen Schulbuchlisten zur SBA, die üblicherweise im Jänner/Februar erscheinen, sowie detaillierte Informationen zu den Schulbuchlimits. 

• Wie nutze ich Unterrichtsmittel eigener Wahl (UEW)?

  Wir haben die wichtigsten Informationen sowie praktische Tipps zu den Unterrichtsmitteln eigener Wahl auf einer eigenen Info-Seite gesammelt. 

• Wie komme ich zu weiteren Lehrerhandexemplaren?

  Zusätzliche Lehrerhandexemplare können Sie zwischen Mai und September direkt bei VERITAS (lhx.veritas.at) bestellen oder Sie wenden sich an Ihren Fachberater/ Ihre Fachberaterin bzw. an die Kundenberatung.

• Warum gibt es Prüfauflagen?

  Manchmal verzögert sich das Approbationsverfahren – und damit der offizielle Bescheid, der im Impressum des Schulbuchs stehen muss. Damit Lehrer:innen neue VERITAS-Schulbücher trotzdem frühzeitig prüfen können, bevor sie für das nächste Schuljahr bestellen, produzieren wir für ausgewählte Neuerscheinungen Prüfauflagen, die sich in Details von der finalen Version unterscheiden können. 

• Was tun, wenn bei der Schulbuchaktion etwas nicht funktioniert?

  Hier eine Übersicht, an wen Sie sich wenden können, wenn bei der SBA etwas nicht klappt:

  1. SBA-Online / Bestellsystem / Login / technische Funktionen:
     sba-online@brz.gv.at
  2. Bestellung, Nachbestellung, Lieferung, Fehllieferung, fehlende Bücher: die jeweilige Buchhandlung, die die Schulbücher geliefert hat
  3. Lehrerhandexemplare / digitale Schulbücher / Codes / Plattformen: der jeweilige Schulbuchverlag, von dem das Material stammt

Schulbuchreferent:in zu sein bedeutet nicht nur „organisieren“, sondern den Schulstart für viele Menschen möglich machen: für Kolleg:innen, die mit den richtigen Materialien planen, und für Schüler:innen, die vom ersten Tag an gut arbeiten können. Sie müssen das nicht allein stemmen. Ob SBA-Online, Buchhandel oder Schulbuchverlage – für fast jedes Thema gibt es klare Ansprechpartner:innen und Unterstützung. Wenn Sie Schritt für Schritt vorgehen, Fristen im Blick behalten und an Ihrer Schule gut koordinieren, werden Sie merken: Als Schulbuchreferent:in sind Sie eine Schlüsselperson und Sie leisten einen Beitrag, der jeden Tag in den Klassen ankommt.

Schulbuchaktion-Online - Bestellsystem, Hilfe und Richtlinien: